Hareketlilik faaliyetlerini uygulayan kuruluşlar, ortak bir Erasmus Kalite standartına bağlı kalmalıdır. Standartlar iyi bir hareketlilik deneyimi ve öğrenimi sağlamak ve tüm katılımcıların hedeflere destek olduğundan emin olmak için ortaya konulmuştur.
Bir hareketlilik konsorsiyumunda, hem yönetici hem de diğer faydalanan üyeler Erasmus kalite standartlarına uymakla yükümlülerdir.
Gerektiğinde, Erasmus kalite standartlarının uygulanması Ulusal Ajans tarafından yorumlanacaktır.
1. Temel İlkeler
· Kapsayıcılık ve çeşitlilik: Yararlanan kuruluşlar faaliyetlerinin tüm yönlerinde kapsayıcılık ve çeşitlilik ilkelerine saygı göstermelidir. Faydalanıcı kuruluşlar tüm katılımcılar için adil ve eşit koşullar sağlamalıdır.
Faydalanan organizasyonlar her fırsatta aktivitelerinde daha az fırsatı olan katılımcıları daha fazla yer vermeleri gerekir. Program tarafından verilen araç ve hibeden olabildiğince fazla fayda sağlayacak şekilde yararlanmalıdırlar.
· Çevresel sürdürülebilirlik ve sorumluluk: Yararlanan kuruluşlar katılımcılarına çevresel açıdan sürdürülebilir ve sorumlu davranışları örnek vermelidir. Yararlanıcı kuruluşlar fondan sürdürülebilir seyahat imkanlarını desteklemek için olabildiğince fazla fayda sağlayacak şekilde yararlanmalıdır.
· Dijital eğitim ? sanal işbirliği, sanal hareketlilik ve harmanlanmış hareketlilik: Yararlanan kuruluşlar dijital araçları ve dijital öğrenmeyi fiziksel aktivite hareketlerini desteklemek ve ortakları ile işbirliği yapmak için kullanmalı. Faydalanan kuruluşlar dijital araçlardan, online platformlardan ve organizasyon tarafından sunulan diğer fırsatlardan olabildiğince yararlanmalıdırlar.
· Erasmus+ organizasyonları ağına aktif katılım: Programın hedeflerinden bir tanesi de Avrupa Eğitim Alanı'nın gelişimini desteklemektir. Yararlanıcı kuruluşlar, Erasmus+ ağının aktif üyeleri olmaya çalışmalıdır. Örneğin,
o Diğer ülkelerden katılımcıları ağırlayarak
o İyi uygulamaların takaslarını gerçekleştirerek
o Ulusal ajanslar veya diğer kuruluşlar tarafından organize edilen iletişim aktivitilerinde bulunarak.
o Tecrübeli Organizasyonlar programda daha az deneyime sahip diğer kuruluşlarla bilgileri paylaşmalı tavsiye, mentorluk veya farklı destekler sağlamalı.
o Gerektiğinde, yararlanan kuruluşlar, katılımcılarını mezun etkinliklerine ve ağlarına katılmaya teşvik etmeli
2. Hareketlilik Aktivitelerinin iyi yönetimi
2.1 Tüm Yararlanan Organizasyonlar İçin
· Temel görevler - faaliyetlerin sahipliğini korumak: yararlanıcı organizasyonlar temel uygulama görevlerinin sahipliğini elinde tutmalıdır ve bunları dış kaynaklara sunamazlar. Temel uygulama görevleri:
o Hibenin Finansal Yönetimi
o Ulusal ajansla iletişim
o Uygulanan aktivitelerin raporlanması
o Uygulanan aktivitelerin içeriğini, kalitesini ve sonuçlarını direkt etkileyen kararları.(aktivite tipi, zamanı, süresi, ev sahibi kuruluşu, tanımı, değerlendirmesi, çıktıları gibi)
· Destekleyici kuruluşlar, şeffaflık ve sorumluluk: Proje uygulamasının pratik alanında, içeriğin, kalitenin ve sonuçların kontrolünü kaybetmedikten sonra yararlanıcı kuruluşlar Temel görevler konusunda farklı kuruluşlardan yardım, tavsiye veya hizmet alabilir. Eğer yararlanıcı kuruluşlar, diğer kuruluşlara ödeme yapmak için program fonlarını kullanırsa, hizmet aldıkları organizasyonun görevleri resmi olarak tanımlanmalı ve Erasmus kalite standartlarını ve proje hibesinin uygun kullanımını korumak için emin olunmalıdır. Aşağıdaki unsurlar hizmet veren organizasyon ve faydalanan organizasyon tarafından yapılan anlaşmaya resmi olarak dahil edilmelidir:
o Yerine getirilmesi gereken görevler
o Kalite kontrol mekanizmaları
o Yetersiz veya başarısız teslimat durumunda sonuçları
o Öngörülemeyen olaylar üzerine anlaşılan hizmetlerin iptali veya yeniden planlanması durumunda esneklik mekanizmalarının riskin adil ve dengeli paylaşımını garanti etmesi.
Bu yükümlülükleri tanımlayan belgeler, Ulusal Ajans tarafından gözden geçirilmek üzere mevcut olmalıdır.
Yararlanıcıya belirli uygulama görevlerinde yardımcı olan kuruluşlar (ücretli veya gönüllülük esasına dayalı), destekleyici kuruluşlar olarak kabul edilecektir ve resmi raporlama araçlarına kayıtları yapılmak durumundadır. Destekleyen kuruluşların katılımı yararlanıcının organizasyonel gelişimi ve organizasyon ve hareketlilik faaliyetlerinin kalitesi için açık faydalar sağlamalıdır.
Her durumda, yararlanıcı kuruluş diğer kuruluşların katılımına bakılmaksızın sonuçlardan ve uygulanan faaliyetlerin kalitesinden sorumlu olmaya devam edecektir.
· Katılımcılar tarafından ödenen katkılar: Erasmus+ tarafından sağlanan hibe dışında organizasyonlar kendi aralarında katılımcılardan aktivitelerin uygulanması için ek hibe talep edebilirler. Katılanların sağlayacakları hibe katkıları, aktiviteye sağlanan hibe desteğine orantılı olmalıdır. Bu katkı desteği açıkça gerekçelendirilmeli, kar gözetmeksizin toplanmalı ve katılımın önüne geçecek engeller oluşturmamalıdır (Özellikle de fırsat eşitliğini bozacak şekilde). Ek hibe katkıları farklı kuruluşla veya diğer hizmetler tarafından toplanamaz.
· Hareketlilik faaliyetlerinin sonuçlarının kuruluşa entegre edilmesi: Yararlanıcı kuruluşlar, uygulanan hareketlilik faaliyetlerinin sonuçlarını kendi organizasyonlarında kullanarak organizasyonun bütününe fayda getirmelidir.
· Kapasite geliştirme: Yararlanıcı kuruluşlar program fonlarını giderek artan bir şekilde sürdürülebilir, uzun vadeli, uluslararası çalışma kapasitelerini arttıracak şekilde kullanmalıdır. Konsorsiyum hareketliliklerinden ise tüm kuruluşlar bu şekilde faydalanmalıdır.
· Düzenli güncellemeler: Yararlanıcı kuruluşlar planlanan ve tamamlanan hareketlilik faaliyetleri hakkında bilgilerini düzenli olarak bu amaçla Avrupa Komisyonu tarafından sağlanan araçlara girmelidir.
· Katılımcıların geri bildirimlerini toplama ve kullanma: Yararlanıcı kuruluşlar katılımcıların aktiviteleri hakkında Avrupa Komisyonu tarafından sağlanan standart raporlarını tamamladıklarından emin olmalıdır. Faydalanıcı kuruluşlar katılımcılar tarafından sağlanan geri bildirimleri gelecekteki faaliyetlerini geliştirmek için kullanmalıdır.
2.2 Hareketlilik Konsorsiyum Koordinatörleri İçin
· Görevlerin tahsisi: Koordinatör ve üyeler arasında görevlerin dağılımı için kuruluşlarla en baştan anlaşmaya varılmalıdır. Görevler (temel görevler dahil) katılan kuruluşların kendi hedeflerini ve yeni kapasiteler geliştirmelerini en iyi sağlayacak şekilde bölünmelidir.
· Finansman tahsisi: Konsorsiyumun faaliyetleri için verilen finansman katılımcının görev ve ihtiyaçları oranında şeffaf bir şekilde, konsorsiyum koordinatörü ve üye kuruluşlar arasında adilce bölünmelidir.
· Ortak karar alma: konsorsiyum üyesi kuruluşlar, faaliyetlerini ve katılımcılarını etkileyen kararların alınmasında söz sahibi olmalıdırlar.
· Ev sahibi kuruluşları seçme ve onlarla çalışma: konsorsiyum üyesi kuruluşlar, ev sahibi kuruluşların seçiminde yer almalı ve doğrudan onlarla iletişim kurma olanağına sahip olmalıdırlar.
· Uzmanlık ve kaynakların paylaşımı: Eğer koordinatör, konsorsiyumu, sorumluluk alanlarındaki program faaliyetlerini teşvik ve koordine etmek için oluşturmuşsa, konsorsiyum üyelerinin kapasitesinin geliştirilmesinde aktif rol almalıdır (örneğin, personeline eğitim vererek, onları yeni ev sahibi ortaklarıyla iletişim kurmasına yardım etmek veya iyi uygulamaları göstererek).
Bu tür bir konsorsiyumda, koordinatör, üye kuruluşların Erasmus+ kalite standartlarını yerine getirmesini aktif olarak desteklemeli ve Konsorsiyum üyelerinin, kendi katılımcılarını doğrudan etkileyen görevlere uygun şekilde dahil olduklarından emin olmalıdır. (örneğin: öğrenme çıktılarının seçimi, izlenmesi veya tanımı).
3. Katılımcılara kalite ve destek sağlamak
· Pratik düzenlemeler: Yararlananı kuruluşlar, pratik ve lojistik düzenlemelerin (seyahat, konaklama, vize başvuruları, sosyal güvenlik vb.) kalitesinden emin olmalıdır. Eğer bu görevler katılımcıya veya bir hizmet sağlayıcıya devredilmişse, Yararlanıcı kuruluş, bunların sağlanmasından ve kalitesinin doğrulanmasından nihai olarak sorumlu olmaya devam edecektir.
· Sağlık, güvenlik ve geçerli düzenlemelere saygı: Tüm faaliyetler, katılımcılar için yüksek bir güvenlik ve koruma standardı ile organize edilmiş ve geçerli tüm düzenlemelere saygı göstermelidir (ebeveyn izni, asgari katılımcı yaşı vb. gibi). Yararlanıcı kuruluşlar katılımcılarının uygun sigortaya sahip olduğundan emin olmalıdır
· Katılımcıların seçimi: Katılımcılar şeffaf, adil ve kapsayıcı seçim prosedürü kullanılacak bir şekilde seçilmelidir.
· Hazırlık: Katılımcılar ev sahibi ülkeye yönelik pratik, profesyonel ve kültürel açıdan uygun hazırlık almalıdır. Ülkede kalışlarına dair hazırlık, ev sahibi kuruluşla iş birliği yapılarak organize edilmelidir.
· İzleme ve rehberlik: Faaliyetin formatına göre alakalı olduğunda, gönderen ve ev sahibi kuruluşlar, bir mentor veya benzer bir anahtar kişi belirlemelidir. Katılımcıyı ev sahibi kuruluşta kaldığı süre boyunca takip edecek ve istenen öğrenme çıktılarını elde etmelerine yardımcı olacaktır. Katılımcıların ev sahipliğinde, verilen organizasyona tanıtılması ve entegrasyonuna ve öğrenme sürecinin izlenmesine özel dikkat gösterilmelidir.
· Faaliyet sırasında destek: Katılımcılar ev sahipliği yapan ve gönderen kuruluşlardan herhangi bir zamanda destek veya talepte bulunabilmeli ve alabilmelidir. Her iki kuruluştaki irtibat kişileri, irtibat araçları ve istisnai durumlar, hareketlilik gerçekleşmeden önce tanımlanmalıdır. Her katılımcı bu düzenlemeler hakkında bilgilendirilmelidir.
· Dil desteği: Yararlanıcı kuruluş katılımcıların kişisel ve mesleki ihtiyaçlarına göre uyarlanmış uygun dili sağlamalıdır. Uygunsa, yararlanıcı kuruluş, program tarafından bu amaç için sağlanan araç ve finansmandan azami ölçüde yararlanmalıdır.
· Öğrenme çıktılarının tanımı: Hareketliliğin beklenen öğrenme çıktıları her katılımcı veya katılımcı grubu için kararlaştırılmalıdır. Öğrenme sonuçları, gönderen ve ev sahibi kuruluşlar ayrıca bireysel hareketlilik durumunda katılımcı arasında anlaşılarak kararlaştırılmalıdır. (Anlaşmanın şekli aktivitenin türüne bağlıdır.)
· Öğrenme çıktılarının değerlendirilmesi: Katılımcıların öğrenme çıktıları ve diğer faydaları sistematik olarak değerlendirilmelidir. Değerlendirmenin sonuçları analiz edilmeli ve gelecekteki faaliyetleri iyileştirmek için kullanılmalı.
· Öğrenme çıktılarının tanınması: Katılımcılar tarafından hareketlilikte elde edilen örgün ve yaygın öğrenme çıktıları ve diğer gönderen kuruluşta uygun şekilde tanınmalı. Mümkün olduğunca avrupai ve ulusal araçlar tanıma için kullanılmalıdır.
4. Programla ilgili sonuçların ve bilgilerin paylaşılması
· Sonuçların kuruluş içinde paylaşılması: Yararlanıcı kuruluşlar, Programa katılımlarını, kuruluş içinde yaygın olarak bilinmesini sağlamalı ve katılımcılara hareketlilik deneyimlerini akranlarıyla paylaşma fırsatları oluşturmalıdır. Hareketlilik konsorsiyumları durumunda, paylaşım tüm konsorsiyumda gerçekleşmelidir.
· Sonuçların diğer kuruluşlar ve halkla paylaşılması: Yararlanıcı kuruluşlar, faaliyetlerinin sonuçlarını diğer kuruluşlarla ve kamu ile paylaşmalı
· Avrupa Birliği fonlarının kamuoyu önünde tanınması: Yararlanıcı kuruluşlar programa katılımlarını kendi ve daha geniş halk topluluklarında duyurmalı ve faydalanıcı kuruluş ayrıca tüm katılımcıları hibelerinin kaynağı hakkında bilgilendirmelidir.
